Hoe maak ik mijn intakegesprek tijdsduur efficiënter?

Vorige week sprak ik een onderneemster in de gezondheidszorg met een eigen praktijk. Ze vertelde me dat ze aan het onderzoeken was, hoe ze haar intakegesprek tijdsduur efficiënter kon maken met online hulpmiddelen. Tijdens het intakegesprek met haar cliënten komt telkens dezelfde (algemene) informatie terug. Ze wilde onderzoeken of ze die algemene informatie vooraf kon versturen, zodat ze het intakegesprek kan verkorten en tijd kan winnen. Waardevolle tijd die dan op een andere manier kan worden ingezet door bijv. meer klanten op één dag in te kunnen plannen of tijd voor administratie.

Na het gesprek liepen mijn radartjes op volle toeren. Hoe zou ze haar intakegesprek dan kunnen verkorten en welke middelen zijn daarvoor beschikbaar. Ik ging op onderzoek uit en deel graag mijn inzichten met jou.

Maak je intakegesprek tijdsduur efficiënter met automatische e-mails

Er zijn talloze handige online tools die je kunt inzetten, één daarvan is het versturen van automatisch gegenereerde e-mails. Je hoeft dan vooraf alleen de e-mailstroom in te stellen en daarna worden de e-mails automatisch verstuurd.

Hoe werkt dat dan?

1. Als de klant belt voor een afspraak kun je hem of haar verwijzen naar je website en vragen om daar zijn of haar gegevens in te vullen via een contactwidget.
2. Je zou deze contactwidget kunnen instellen op je website met daarbij de tekst: “Vraag hier je algemene informatie aan”. De klant vult zijn of haar gegevens in en ontvangt automatisch een bevestigingsmail.
3. Het algemene gedeelte van het intakegesprek kun je digitaliseren door de informatie uit te typen en dit te verwerken in een automatische e-mailstroom.
4. Zodra de cliënt zich heeft ingeschreven via de website, krijgt hij of zij dan automatisch enkele e-mails met algemene informatie. Jij kunt zelf instellen hoeveel e-mails de cliënt krijgt en hoeveel tijd er tussen de e-mails zit. Zo kun je het verdelen over meerdere e-mails en zal de informatie niet ineens heel veel zijn.
5. De cliënt kan op eigen gelegenheid, en vooraf, de informatie alvast doorlezen, dit kan jou zo 30 min. per gesprek aan tijd winnen.

Nog een bijkomend voordeel: Je klant staat meteen ingeschreven voor jouw nieuwsbrief en blijft zo automatisch op de hoogte van jouw nieuwtjes en/ of aanbiedingen. Zo blijf je in beeld.

Denk je nu, na het lezen van dit blog, ik weet echt niet hoe dat moet of ik zoek het niet om dat zelf te regelen. Laat het me weten, dan kunnen we samen in een vrijblijvend gesprek kijken hoe ik je daarbij kan

helpen, ook voor het opzetten van een nieuwsbrief.

Nog één laatste opmerking:

Voordat je hiermee begint, zou je wel eerst goed moeten onderzoeken of deze methode voor jouw cliënten werkt. Vraag je huidige cliënten of ze zouden openstaan voor deze aanpak. Ze zullen namelijk op eigen initiatief die e-mails goed moeten doorlezen. Sommige cliënten hebben de voorkeur voor persoonlijk contact en soms is het beter om het samen te bespreken, zodat je zeker bent dat de informatie goed overkomt.